Seu processo é digital, mas o trabalho ainda é manual? Veja o que pode ser automatizado

Sua empresa usa sistemas, planilhas, documentos digitais, ERPs e plataformas online. À primeira vista, a operação parece digitalizada.

Mas observe o que acontece entre uma ferramenta e outra.

Alguém recebe um documento e digita as informações no sistema.

Consulta um dado em uma plataforma e copia para uma planilha.

Atualiza um controle manualmente.

Confere informações entre dois sistemas.

Prepara um relatório copiando dados de diferentes fontes.

Envia um e-mail para avisar que determinada etapa foi concluída.

A informação é digital. Os sistemas são digitais. Mas boa parte do trabalho entre eles continua sendo manual.

É justamente nesse espaço que existem grandes oportunidades para a automação de processos.

Digitalização e automação não são a mesma coisa

Transformar um formulário de papel em uma planilha é digitalização.

Registrar um processo em um sistema também é digitalização.

Mas isso não significa necessariamente que o processo foi automatizado.

Uma empresa pode utilizar diversas tecnologias e ainda depender intensamente de atividades manuais para fazer a informação circular entre elas.

Um exemplo simples:

Documento → pessoa → planilha → pessoa → ERP → pessoa → relatório

Todos os elementos desse fluxo podem ser digitais.

Mesmo assim, existem diversas intervenções humanas apenas para transportar ou transformar informações.

Um processo realmente automatizado poderia funcionar de outra maneira:

Documento → extração de dados → validação → sistema → relatório

A participação humana continua importante, mas passa a acontecer principalmente onde existe necessidade de análise, decisão ou tratamento de exceções.

Quais tarefas podem ser automatizadas?

Uma boa forma de encontrar oportunidades é observar atividades repetitivas realizadas diariamente.

Alguns exemplos são:

• copiar informações entre sistemas;
• atualizar planilhas;
• cadastrar dados manualmente;
• consultar informações em plataformas externas;
• gerar relatórios;
• enviar notificações;
• organizar documentos;
• conferir campos;
• acompanhar alterações de status;
• consolidar dados de diferentes fontes;
• criar tarefas a partir de determinados eventos.

Individualmente, algumas dessas atividades levam poucos minutos.

O problema aparece quando são repetidas dezenas ou centenas de vezes.

Cinco minutos economizados em uma tarefa realizada 100 vezes por mês representam mais de oito horas de trabalho.

Quando existem várias tarefas desse tipo dentro da mesma operação, o impacto pode ser significativo.

1. Copiar dados entre sistemas

Esse é um dos sinais mais claros de oportunidade para automação.

Imagine que determinada informação já existe no ERP, mas precisa ser digitada novamente em outro sistema.

Ou que um profissional consulta uma plataforma externa, copia o resultado e atualiza uma planilha interna.

Além do tempo utilizado, existe risco de erro de digitação, informação desatualizada e divergência entre as fontes.

Quando os sistemas possuem APIs ou outras formas de integração, essa transferência pode acontecer automaticamente.

2. Conferir informações manualmente

Outro cenário frequente é a comparação de dados.

Um profissional recebe um documento e precisa verificar se determinadas informações correspondem ao que está registrado no sistema.

Número do pedido.

Fornecedor.

Quantidade.

Valor.

Moeda.

Datas.

Produtos.

Dependendo do tipo de documento e da regra de negócio, parte dessa conferência pode ser automatizada.

O sistema identifica divergências e direciona a atenção da pessoa apenas para aquilo que realmente precisa ser analisado.

3. Atualizar planilhas

Planilhas são excelentes ferramentas.

O problema começa quando profissionais precisam mantê-las atualizadas copiando dados que já existem em outros sistemas.

Nesse caso, a planilha deixa de ser apenas uma ferramenta de análise e passa a funcionar como um banco de dados paralelo.

Uma integração pode eliminar parte dessas atualizações ou até substituir determinados controles por dashboards alimentados automaticamente.

4. Preencher sistemas

Se uma informação já existe digitalmente, vale perguntar por que ela precisa ser digitada novamente.

Isso acontece frequentemente com dados provenientes de documentos, outros sistemas, formulários, APIs ou plataformas externas.

Dependendo da origem da informação, diferentes tecnologias podem ser utilizadas.

Uma integração pode buscar o dado diretamente.

Uma automação pode executar determinada rotina.

E inteligência artificial pode ajudar quando a informação está em documentos ou conteúdos não estruturados.

5. Gerar relatórios

Muitos relatórios ainda dependem de um processo semelhante:

Exportar dados → abrir planilha → consolidar informações → aplicar filtros → montar relatório → enviar por e-mail

Quando os dados possuem uma origem estruturada, grande parte desse fluxo pode ser automatizada.

O relatório pode ser gerado periodicamente ou a partir de um evento e enviado automaticamente aos responsáveis.

Além da economia de tempo, isso cria padronização.

Automação não significa necessariamente inteligência artificial

Esse é um ponto importante.

Com o crescimento da IA, existe uma tendência de tentar utilizá-la para resolver qualquer problema.

Mas nem toda automação precisa de inteligência artificial.

Se existe uma regra objetiva como:

Quando o status mudar para X, execute Y.

uma automação tradicional pode ser suficiente.

Se dois sistemas precisam trocar informações estruturadas, provavelmente estamos falando de integração.

Se existe uma necessidade específica que nenhuma ferramenta atende, talvez seja necessário desenvolver software.

A IA começa a ganhar mais valor quando o problema envolve interpretação, classificação ou processamento de informações menos estruturadas.

Por exemplo, analisar documentos e extrair informações de uma Commercial Invoice.

A tecnologia deve ser escolhida depois que o problema estiver claro.

Automação de documentos

Documentos são uma área particularmente interessante para automação.

Em muitas empresas, o documento chega digitalmente, normalmente em PDF, mas continua sendo tratado como se fosse papel.

Uma pessoa abre o arquivo.

Localiza os campos.

Digita as informações.

Confere os valores.

Cadastra os dados no sistema.

Arquiva o documento.

Com tecnologias de processamento documental e inteligência artificial, é possível transformar parte desse fluxo.

Um documento pode ser recebido, classificado e ter seus principais dados extraídos automaticamente.

Depois, regras de negócio podem validar as informações antes que elas sejam enviadas ao sistema responsável.

A pessoa deixa de digitar todos os dados e passa a analisar principalmente divergências ou exceções.

Automação no Comércio Exterior

Operações de comércio exterior possuem características que tornam esse tema especialmente relevante.

Um processo pode envolver:

• ERP;
• Commercial Invoice;
• Packing List;
• conhecimento de embarque;
• fornecedores;
• agentes de carga;
• despachantes;
• transportadoras;
• planilhas;
• sistemas internos;
• plataformas governamentais;
• e-mails;
• portais externos.

Quando essas fontes não estão conectadas, profissionais especializados acabam funcionando como uma camada de integração entre elas.

Consultam.

Copiam.

Conferem.

Atualizam.

Avisam.

Consolidam.

São tarefas necessárias, mas nem todas precisam continuar sendo executadas manualmente.

Como identificar oportunidades de automação na sua empresa?

Uma forma simples é mapear uma rotina e fazer algumas perguntas.

Essa atividade acontece com frequência?

Quanto maior a repetição, maior tende a ser o potencial de automação.

Existe uma regra clara para executá-la?

Processos previsíveis são bons candidatos.

A informação já existe digitalmente em algum lugar?

Se existe, talvez não seja necessário digitá-la novamente.

Uma pessoa está levando informações de um sistema para outro?

Pode existir uma oportunidade de integração.

Existem erros frequentes nessa atividade?

Automação também pode aumentar consistência.

A equipe precisa consultar constantemente se alguma coisa mudou?

Talvez o sistema possa identificar a mudança e avisar automaticamente.

A atividade exige decisão ou apenas execução?

Quanto menor a necessidade de julgamento humano, maior tende a ser o potencial de automação.

Integração, automação, software ou IA?

Nem todos os problemas exigem a mesma solução.

Integração

Faz sentido quando dois ou mais sistemas precisam trocar informações.

Automação

É indicada para tarefas previsíveis, repetitivas e baseadas em regras.

Software sob medida

Pode ser necessário quando existe um processo específico que as ferramentas disponíveis não conseguem atender adequadamente.

Inteligência artificial

Pode agregar valor quando existe necessidade de interpretar documentos, textos, imagens ou grandes volumes de informação menos estruturada.

E essas tecnologias também podem trabalhar juntas.

Um documento pode ser interpretado por IA, validado por regras, enviado por API para um sistema e gerar automaticamente uma nova etapa do processo.

Comece pelo processo, não pela tecnologia

Antes de decidir implementar IA, contratar outro sistema ou desenvolver uma nova plataforma, vale mapear como o trabalho realmente acontece.

Observe principalmente aquilo que as pessoas fazem entre os sistemas.

É comum encontrar as melhores oportunidades justamente nessas pequenas tarefas que se tornaram parte da rotina e já não são questionadas.

Copiar.

Colar.

Conferir.

Atualizar.

Consultar.

Gerar.

Enviar.

Quanto mais repetitiva e previsível for a atividade, mais vale perguntar:

Uma pessoa realmente precisa fazer isso todas as vezes?

Tecnologia para automatizar processos de Comércio Exterior

Na Pixel8, desenvolvemos sistemas, integrações, automações e soluções com inteligência artificial para operações de comércio exterior.

Nosso trabalho começa entendendo o processo, identificando tarefas manuais, pontos de integração e oportunidades em que a tecnologia pode reduzir retrabalho e melhorar o fluxo das informações.

Nem sempre a resposta é desenvolver um novo sistema.

Às vezes é uma integração.

Às vezes uma automação.

Em outros casos, software sob medida ou inteligência artificial.

Sua empresa possui uma tarefa que a equipe executa manualmente todos os dias?

Pode existir uma oportunidade de automação nesse processo.

Fale com a Pixel8 e conte como sua operação funciona.