Quando substituir uma planilha por um sistema? 7 sinais de que sua operação precisa evoluir

Planilhas são uma das ferramentas mais úteis dentro de uma empresa.

São rápidas, flexíveis, conhecidas pelas equipes e permitem criar controles sem depender de um projeto de desenvolvimento.

Surge uma nova necessidade?

Cria-se uma planilha.

É preciso acompanhar uma informação que o sistema atual não possui?

Adiciona-se um novo controle.

É necessário consolidar dados para a gestão?

Mais uma planilha.

E, em muitos casos, essa é exatamente a melhor solução.

O problema começa quando um controle criado para resolver uma necessidade pontual cresce junto com a operação e passa a desempenhar uma função muito maior do que aquela para a qual foi inicialmente criado.

Várias pessoas começam a depender dele.

Informações precisam ser atualizadas diariamente.

Dados são copiados de outros sistemas.

Fórmulas se tornam cada vez mais complexas.

Relatórios dependem daquele arquivo.

E a planilha passa a ser essencial para o funcionamento da operação.

Nesse momento surge uma pergunta importante:

Chegou a hora de substituir a planilha por um sistema?

A resposta nem sempre é sim.

Antes de desenvolver uma nova aplicação, vale entender por que aquela planilha existe, quais problemas ela resolve e qual é a melhor maneira de fazer o processo evoluir.

Planilhas não são o problema

Existe uma tendência de tratar planilhas como sinônimo de falta de tecnologia.

Essa visão é simplista.

Excel e outras ferramentas de planilha resolvem muito bem diversos tipos de problema.

Uma planilha pode ser excelente para:

• análises pontuais;
• simulações;
• cálculos;
• pequenos controles;
• consolidação de informações;
• prototipagem de processos;
• operações com baixo volume;
• situações que exigem muita flexibilidade.

Muitos processos importantes dentro das empresas começaram dessa maneira.

Alguém identificou uma necessidade que o sistema não atendia e criou uma solução rapidamente.

Por isso, encontrar uma operação utilizando planilhas não significa necessariamente encontrar um problema.

A pergunta mais importante é outra:

A planilha continua adequada ao tamanho e à complexidade que o processo possui hoje?

Existem alguns sinais que ajudam a responder.

1. Várias pessoas precisam atualizar a mesma planilha

Uma planilha utilizada por uma única pessoa é muito diferente de um controle utilizado simultaneamente por vários profissionais.

À medida que mais pessoas participam, surgem novos desafios.

Quem pode alterar determinada informação?

Quem realizou a última mudança?

Qual dado está correto?

Uma informação foi apagada?

Alguém alterou uma fórmula?

Existe uma versão mais atual do arquivo?

Mesmo utilizando ferramentas colaborativas, chega um momento em que o processo começa a exigir algo além da edição compartilhada.

Pode ser necessário controlar usuários, responsabilidades, etapas e permissões.

Esse é um dos primeiros sinais de que o processo pode estar se aproximando mais de uma aplicação do que de uma simples planilha.

2. A equipe copia informações de outros sistemas para manter a planilha atualizada

Esse é um dos sinais mais claros de oportunidade tecnológica.

Imagine que determinada informação já exista no ERP.

Mesmo assim, todos os dias alguém abre o sistema, consulta o dado e o transfere para uma planilha.

Outra informação vem de uma plataforma externa.

Outra de um documento.

Outra chega por e-mail.

A equipe passa a funcionar como uma camada de integração entre diferentes fontes.

O problema não está necessariamente na planilha.

Está no trabalho manual necessário para mantê-la atualizada.

Nesse cenário, talvez não seja necessário substituir o controle.

Uma integração pode resolver grande parte do problema.

Se o sistema possui API ou outra forma de acesso aos dados, informações podem ser sincronizadas automaticamente.

Antes de pensar em um novo software, vale perguntar:

Por que uma pessoa precisa copiar uma informação que já existe digitalmente em outro lugar?

3. Existem várias planilhas controlando partes do mesmo processo

Um controle começa pequeno.

Depois surge uma planilha financeira.

Outra para documentos.

Outra para acompanhamento.

Outra para indicadores.

Outra para a gestão.

Com o tempo, diferentes arquivos passam a representar partes do mesmo processo.

O problema aparece quando precisamos responder a uma pergunta simples e não sabemos qual planilha possui a informação correta.

A fragmentação também cria outro risco: os arquivos podem representar momentos diferentes da operação.

Uma planilha foi atualizada.

Outra ainda possui a informação anterior.

A equipe passa a gastar tempo não apenas atualizando dados, mas reconciliando versões da realidade.

Quando várias planilhas começam a formar, juntas, uma espécie de sistema informal, vale analisar se as informações deveriam estar estruturadas em uma base central.

4. O processo depende de fórmulas que poucas pessoas entendem

Planilhas podem conter uma quantidade impressionante de inteligência.

Fórmulas.

Macros.

Tabelas dinâmicas.

Regras.

Conexões.

Scripts.

Em alguns casos, o arquivo evolui durante anos e passa a representar uma parte importante do conhecimento operacional da empresa.

Mas existe um risco.

O que acontece se a pessoa que construiu tudo isso sair da empresa?

Se apenas uma ou duas pessoas sabem como determinado controle funciona, existe uma dependência importante.

Isso não significa que toda planilha complexa precisa virar software.

Mas, quando regras essenciais do negócio estão escondidas em fórmulas difíceis de manter, vale avaliar se essas regras deveriam ser formalizadas de outra maneira.

5. A empresa começa a precisar de alertas, permissões e histórico

Uma planilha registra muito bem informações.

Mas alguns processos começam a exigir comportamentos típicos de uma aplicação.

Por exemplo:

Permissões

O usuário A pode visualizar determinada informação, mas somente o usuário B pode alterá-la.

Histórico

É necessário saber quem alterou um valor, quando e qual era o conteúdo anterior.

Alertas

Quando determinado prazo estiver próximo, alguém precisa ser avisado.

Workflow

Depois que uma pessoa conclui uma atividade, outra etapa precisa começar.

Aprovação

Uma alteração precisa ser aprovada antes de produzir efeito.

Quando começam a surgir várias necessidades desse tipo, o problema deixou de ser apenas armazenar informações.

Agora existe um processo a ser gerenciado.

E processos normalmente exigem mais estrutura.

6. O volume cresceu e manter a planilha virou trabalho

O que funciona para 20 operações pode não funcionar da mesma maneira para 200.

Conforme a empresa cresce, aumenta também a quantidade de:

• processos;
• documentos;
• clientes;
• fornecedores;
• usuários;
• integrações;
• atualizações;
• exceções;
• informações.

Uma planilha que levava alguns minutos para ser atualizada pode começar a exigir horas.

Relatórios ficam mais pesados.

Consolidações ficam mais difíceis.

O acompanhamento exige cada vez mais trabalho.

Nesse cenário, existe uma questão importante:

Quanto tempo a equipe está gastando administrando o controle em vez de administrar a operação?

Quando manter a ferramenta começa a se transformar em uma atividade relevante por si só, vale avaliar alternativas.

7. A planilha se tornou crítica para o negócio

Esse talvez seja o sinal mais importante.

Pergunte:

O que acontece se essa planilha ficar indisponível amanhã?

Se a resposta for:

“Não conseguimos trabalhar.”

vale analisar a situação com atenção.

Uma ferramenta que se tornou crítica para a operação pode exigir:

• controle de acesso;
• backup;
• histórico;
• disponibilidade;
• segurança;
• auditoria;
• regras de negócio;
• integração;
• monitoramento.

Quanto maior a dependência da empresa, maior precisa ser a preocupação com a estrutura que sustenta aquele processo.

Isso não significa automaticamente substituir a planilha.

Significa reconhecer que aquele controle deixou de ser apenas um arquivo.

Ele passou a fazer parte da infraestrutura operacional da empresa.

Não existem apenas duas opções: Excel ou um novo sistema

Esse é um ponto importante.

Ao identificar limitações em uma planilha, muitas empresas imaginam que existem apenas duas alternativas:

continuar utilizando Excel

ou

desenvolver um sistema completamente novo.

Na prática, existem vários caminhos.

Opção 1: manter a planilha

Se ela continua atendendo bem ao processo, talvez não exista motivo para substituí-la.

Não é necessário transformar tudo em software.

Uma boa decisão tecnológica também envolve saber quando não desenvolver.

Opção 2: automatizar a planilha

Às vezes a planilha funciona bem, mas existem tarefas manuais ao redor dela.

Por exemplo:

• importar arquivos;
• gerar relatórios;
• consolidar informações;
• enviar notificações;
• atualizar determinados dados.

Essas atividades podem ser automatizadas sem necessariamente abandonar a ferramenta.

Opção 3: integrar a planilha aos sistemas

Se o maior problema é copiar dados manualmente de outras plataformas, integração pode ser a resposta.

Informações podem vir automaticamente do ERP, CRM, TMS, WMS ou de outros sistemas utilizados pela empresa.

A planilha continua existindo, mas parte do trabalho necessário para mantê-la atualizada desaparece.

Opção 4: transformar o processo em software

Existem situações em que o processo realmente ultrapassou aquilo que uma planilha consegue administrar de forma confortável.

Isso acontece principalmente quando existe necessidade de:

• múltiplos usuários;
• permissões;
• workflows;
• aprovações;
• histórico;
• auditoria;
• regras de negócio;
• integrações;
• grande volume de dados;
• automações;
• dashboards;
• escalabilidade.

Nesse cenário, pode fazer sentido desenvolver uma aplicação específica ou buscar um software pronto que resolva aquela necessidade.

Sistema pronto ou software sob medida?

Mesmo quando a planilha deixou de ser suficiente, desenvolver software sob medida não deveria ser a primeira conclusão.

Antes, vale pesquisar se já existe uma solução pronta para aquele problema.

Se uma plataforma disponível no mercado atende bem à necessidade, contratar o software provavelmente será mais rápido e econômico.

O desenvolvimento sob medida começa a fazer mais sentido quando existem particularidades importantes no processo, integrações específicas ou necessidades estratégicas que as ferramentas disponíveis não conseguem atender adequadamente.

A pergunta não deveria ser:

“Como transformamos essa planilha em um sistema?”

Mas:

“Qual é a melhor solução para o processo que essa planilha está sustentando?”

Essa diferença é importante.

Como transformar uma planilha em sistema?

Quando o desenvolvimento realmente é o caminho adequado, a planilha pode ser um excelente ponto de partida.

Ela normalmente contém informações valiosas sobre como a operação funciona.

Colunas representam dados.

Fórmulas representam regras.

Abas podem representar etapas.

Cores podem representar status.

Comentários podem representar exceções.

Relatórios mostram quais informações são importantes para a gestão.

Mas desenvolver um sistema não significa simplesmente reproduzir a planilha em uma tela web.

O ideal é utilizar o controle existente para entender:

1. Qual problema ele resolve?
2. Quem utiliza?
3. Quais informações são necessárias?
4. De onde elas vêm?
5. Quais regras existem?
6. Quais etapas fazem parte do processo?
7. Quais atividades podem ser automatizadas?
8. Quais sistemas precisam ser integrados?
9. Quais informações precisam de histórico?
10. O que pode ser simplificado ou eliminado?

Só depois dessas respostas começa o desenho da solução.

E no Comércio Exterior?

Esse cenário é especialmente comum em operações de comércio exterior.

Planilhas são utilizadas para controlar:

• importações;
• exportações;
• embarques;
• documentos;
• custos;
• pagamentos;
• câmbio;
• fornecedores;
• containers;
• lead times;
• follow-ups;
• indicadores.

Muitas vezes elas existem porque diferentes informações estão distribuídas entre ERP, documentos, e-mails, agentes de carga, despachantes, transportadoras e plataformas externas.

Por isso, simplesmente transformar uma planilha em software nem sempre resolve o problema.

Talvez seja necessário integrar fontes.

Automatizar atualizações.

Processar documentos.

Criar alertas.

Estruturar workflows.

Ou combinar diferentes tecnologias.

O objetivo não deveria ser eliminar Excel.

Deveria ser reduzir o trabalho manual e melhorar o fluxo das informações.

Antes de substituir uma planilha, entenda por que ela existe

Uma planilha importante normalmente conta uma história.

Ela surgiu porque existia uma necessidade.

Foi sendo adaptada conforme o processo mudou.

Recebeu novas colunas quando apareceram novas informações.

Novas fórmulas quando surgiram novas regras.

Novas abas quando a operação cresceu.

Por isso, antes de substituí-la, vale estudá-la.

Ela pode mostrar exatamente quais lacunas os sistemas atuais não conseguem atender.

E pode indicar onde existe uma oportunidade de evolução tecnológica.

Sua operação cresceu. Sua tecnologia acompanhou?

Uma ferramenta que funcionava perfeitamente alguns anos atrás pode continuar funcionando hoje.

Ou pode ter se tornado um gargalo silencioso.

O importante é avaliar periodicamente se a tecnologia continua adequada ao volume, à complexidade e às necessidades da operação.

Às vezes a melhor decisão será manter a planilha.

Às vezes integrar.

Às vezes automatizar.

E existem situações em que desenvolver ou adotar um sistema passa a fazer sentido.

A decisão começa entendendo o processo, não escolhendo a tecnologia.

Sistemas, integrações e automação para Comércio Exterior

Na Pixel8 analisamos processos e desenvolvemos sistemas sob medida, integrações, automações e soluções com inteligência artificial para operações de comércio exterior.

Nosso objetivo não é substituir uma ferramenta simplesmente porque ela é uma planilha.

Buscamos entender por que aquele controle existe, quais limitações surgiram e qual tecnologia pode resolver o problema da maneira mais adequada.

Se uma planilha se tornou essencial para sua operação, talvez ela esteja mostrando exatamente onde existe uma oportunidade de evolução tecnológica.

Fale com a Pixel8 e conte como funciona o seu processo.